Salesforce: 複数のレポートのデータをまとめて１つのレポートに表示する方法

はじめに

こんにちは。
今回は、複数のレポートのデータをまとめて１つのレポートに表示する方法についてご紹介します。
Salesforceでは結合レポートという機能によって、例えば商談と取引先など、複数のレポートのデータを1つのレポートで一度に表示することが可能となります。

では機能について詳しくご紹介していきます。

複数のレポートのデータをまとめて１つのレポートに表示する方法

結合レポート

① 結合レポートとは？

結合レポートとは、共通の項目を持っている複数のレポートのデータを集約して1つのレポート上に表示できる機能です。
例えば、商談と取引先は「取引先」と「取引先 ID」という共通した項目を有しているため、結合レポートの作成が可能です。

② 設定方法

結合レポートの設定はレポート上で行います。はじめに、[レポート] より、新規レポートを作成または既存のレポートの編集を行います。
次にレポートの編集画面において、画像①の赤枠内にある ▼ ボタンをクリックします。

次に、クリック後に表示される画像②の画面で赤枠内にある [結合レポート] を選択し [適用] ボタンをクリックします。

そうすると、画像③の赤枠の箇所へ [ブロックを追加] ボタンが新しく表示されるので次にこのボタンをクリックします。

結合レポートに表示したいレポートタイプを選択します。必要なレポートタイプを画像④の赤枠の箇所にある [ブロックを追加] ボタンから追加します。
なお、合計で5ブロックまで追加することが可能です。

ここまでの手順を実施しブロックを追加すると、画像⑤のように複数のレポートのデータを1つのレポートで表示した結合レポートが作成できます。

③ 使用例

使用例として「オープンケースがある取引先」について、結合レポートで表示していきます。
まず、取引先レポートタイプでレポートの作成を開始します。次にレポートの形式を▼ ボタンから結合レポートに変換し、画像⑥のようにケースレポートをブロックに追加します。

ケースレポートが表示されたら全てのレコードのうちオープンケースのみを表示するために、検索条件を使用して画像⑦の赤枠内のように、クローズ済みのケースを除いてレコードを表示するよう設定します。

次に共通項目を使用して表示されるレコードのグループ化を行い、ブロック間の関連性が把握できるようにします。グループ化は画像⑧の赤枠内の [ブロックをまたいでグループ化] で設定することができます。今回の使用例では取引先所有者でグループ化を行なっています。

以上でオープンケースがある取引先を表示する結合レポートが作成できました」。

④ 主な注意点

結合レポートの使用には制限事項や考慮事項が存在します。ここでは主な事項をご紹介します。
詳細は、こちらのSalesforce Helpをご確認ください。

• 最大 5 つのレポートブロックを追加することができます。
• 各ブロックでは2,000レコード、5ブロック追加した場合で10,000レコードまで表示することができます。
• バケット項目やクロス条件の追加はできません。
• 結合レポートに基づいてレポート作成スナップショットを作成することはできません。
• 履歴情報を扱うレポートタイプを中心に、結合レポートで使用できない標準レポートタイプが存在します。

まとめ

今回は結合レポートという機能によって複数のレポートのデータをまとめて１つのレポートに表示する方法を紹介しました。
この機能を利用することで複数のレポートの情報を一覧化できるだけでなく、結合前のレポートのデータ同士を関連付けて把握・分析することが可能となり、とても有用な機能です。

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