Salesforce: メールの送信や承認申請など、定型業務をフローによって自動化する方法

はじめに

こんにちは。
今回は、「メールの送信」や「承認申請」など、定型業務をフローによって自動化する方法についてご紹介します。
Salesforceではフローコアアクションという機能で上記のような定型業務の自動化が可能です。

では機能について詳しくご紹介していきます。

メールの送信や承認申請など、定型業務をフローによって自動化する方法

フローコアアクション

① フローコアアクションとは？

フローコアアクションとはフロー内でフローの外部のアクションを実行する機能です。
先にお伝えした「メールの送信」や「承認申請」だけではなく、以下のSalesforce Helpに記載されているように「Chatterへの投稿」や「カスタム通知の送信」、「Slackへのメッセージの送信」など多岐に渡るアクションの自動化が可能となります。

参考：提供されるフローコアアクション（Salesforce Help）

② 設定方法

フローコアアクションを設定するには、画像①のようにフローに [アクション] 要素を追加します。
なお、実装したいアクションに応じて、 [アクション] 要素の前に [レコードの取得] 要素で [アクション] 要素で使用したいデータを取得または作成しておく必要があります。例えば「メールの送信」の場合であれば、使用したいメールテンプレートのレコードを取得すること、もしくはフロー内でメールの件名やタイトルを予め作成しておくことが必要です。

追加すると、新規アクションの設定画面が表示されるので、画像②の赤枠内にある[アクション] の検索欄より実行したいアクションを入力します。

すると、画像③のようにアクションの詳細設定画面が表示されるので、ここで必要な情報を入力し設定を完了させることでアクションの自動化を実行することが可能となります。

③ 使用例

使用例として、「① フローコアアクションとは？」で例として挙げた「メールの送信」について、「取引先」レコードが新規作成または更新された時に「取引先名」項目に "株式会社" が含まれていたらレコードの所有者にメールを送信するというフローをご紹介します。

レコードトリガーフローで作成し、フローの全体像は画像④のようにシンプルなフローになります。

A. フローの作成

フローの開始条件は画像⑤のように設定し、「取引先」レコードが新規作成または更新された時に「取引先名」項目に "株式会社" が含まれていたらフローが実行されるようにします。

次にレコードの所有者に送信するメールの件名と本文を作成します。画面左上の[ツールボックス]を開き、[新規リソース] から画像⑥・⑦のように「テキストテンプレート」の作成を行います。

完全な定型文だけではなく、画像⑦の "取引先「{!$Record.Name}」"のように、トリガーレコードに応じて動的に値が入力・表示される差し込み項目を使用することも可能です。

メールの件名と本文を準備したら、レコードの所有者にメールを送信する [アクション] 要素を作成します。画像⑧の赤枠①の項目で先ほど作成したメールの件名と本文を作成し、赤枠②の項目でレコードの所有者を示す差し込み項目をメールの受信者として設定します。

なお、フローの詳細な作成方法はこちらの記事で紹介しています。ぜひご覧ください。

B. 作成したフローの動作

以上でフローの作成は完了です。最後に作成したフローでメールが自動で送信されることを確認します。
画像⑨のように「取引先名」に"株式会社"が含まれる「取引先」レコードを作成します。

レコード作成後、画像⑩のようにレコード所有者のメールアドレスへフローで設定した件名と本文のメールが送信されることが確認できました。

まとめ

今回はメールの送信や承認申請など、定型業務をフローによって自動化する方法を紹介しました。
カスタマイズできる箇所が多く複雑ではありますが、設定できるアクションも豊富で様々な場面での活用が期待できる機能となります。

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