目次
はじめに
こんにちは。
今回は、レコードトリガーフローで起動したレコードとは異なるオブジェクトのレコードを作成する方法をご紹介していきます。
方法として、フローの「レコードを作成」要素を用いて設定を行うことで任意のオブジェクトのレコードの作成が可能です。
では、今回は一例としてユーザーが「取引先」レコードを作成した時に「ToDo」レコードを自動で作成したいというケースに沿って設定方法をご紹介していきます。
レコードトリガーフローで起動したレコードとは異なるオブジェクトのレコードを作成する
1. 事前準備
ユーザーが「取引先」レコードを作成した時に作成される「ToDo」レコードは、取引先への挨拶に関する「ToDo」であり以下のように項目を入力し作成するものとします。
| 項目（API参照名） | 値 |
|---|---|
| 件名（Subject） | 取引先へ挨拶の電話 |
| 期日（ActivityDate） | 「取引先」の「作成日」項目 |
| 関連先（WhatId） | 作成した「取引先」 |
2. フローを作成する
初めに取引先レコードが作成された時に起動するフローを作成していきます。
[設定] > [フロー] > [新規フロー] を選択し、画像①の画面で[レコードトリガーフロー]を選択し[作成]をクリックします。
その後画像②の画面が表示されるので、[オブジェクト]を「取引先」、[フローをトリガーする条件:]を[レコードが作成された]に設定します。そして、[条件の要件]は[なし]、[フローを最適化]は[アクションと関連レコード]のままとします。
なお、今回は設定を行いませんがレコードトリガーフローではエントリ条件の設定を行うことによって、特定の条件時のみフローを起動することも可能です。
3. 「ToDo」レコードを作成する
次に起動した「取引先」レコードの値を使って、「ToDo」レコードを作成する設定を行なっていきます。
[即時実行]の下にある[⚪]を押して、画像③のように[要素を追加]から[レコードを取得]を選択します。そうすると画像④のように画面右側に[新規のレコードの作成]画面が表示されるので、任意の表示ラベルとAPI参照名を入力し、[作成するレコード数]を[1]、[作成するレコード数]は[個別のリソースおよびリテラル値を使用]を選択します。そして、[ToDoの項目値を設定]は以下のように設定を行います。
| 項目 | 値 |
|---|---|
| Subject （「件名」のAPI参照名） | 取引先へ挨拶の電話 |
| ActivityDate （「期日」のAPI参照名） | {!$Record.CreatedDate} （「取引先」の「作成日」項目） |
| WhatId （「関連先」のAPI参照名） | {!$Record.Id} （「取引先」のID項目） |
以上でフローの設定は完了です。[完了]をクリックし、画像⑤のように画面右上の赤枠内の[保存]をクリック、画像⑥のように任意の表示ラベルとAPI参照名を入力し[保存]をクリックします。そして、最後に[有効化]をクリックします。
4. 作成したフローを確認する
最後に以上で作成したフローによって、実際にユーザーが「取引先」レコードを作成した時に「ToDo」レコードが自動で作成されるかを確認します。
① 「取引先」でレコードを作成する
「取引先」オブジェクトでレコードを作成し、フローを起動します。今回は以下の画像のレコードを作成しました。
② 「ToDo」でレコードが新規作成されていることを確認する
次に作成したフローの設定の通り「ToDo」でレコードが新規作成されているかを確認します。①の画像の画面右側の「取引先へ挨拶の電話」をクリックすると以下の画像の「ToDo」レコードが表示され、フローで設定したように「件名」・「期日」・「関連先」の値が入力されていることが確認できました。
まとめ
今回はレコードトリガーフローで起動したレコードとは異なるオブジェクトのレコードを作成する方法をご紹介しました。
フローによって、今回のケースのようにToDoの抜け漏れを未然に防ぐことや手動でのデータ入力や更新の手間を減らすことが可能になります。
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