Salesforce: 承認プロセスとは？概要と活用例を紹介！

承認プロセスとは？

概要

Salesforceの承認プロセスは、社内の申請・承認業務の自動化を行うための仕組みです。
このプロセスで、申請者は取引の割引、予算の支出、契約の条件など、あらゆる種類のビジネスレコードに対して承認を求めることができ、承認者はその申請に対して承認や却下を行うことができます。
例えば、大きな割引を適用したい営業担当者がいたら、その割引が企業の方針に沿っているかを上司が確認する必要があります。
そこで承認プロセスを設定することで、その取引を自動的に上司に送り、承認、却下、またはコメント付きでの再申請を促すことができます。

メリット

承認プロセスは細やかな設定が可能で、複数のレベルでの承認や条件分岐、承認者の代理設定などを含めることができます。
承認プロセスを活用することによって、社内の申請・承認業務の効率化が期待できます。

承認プロセスの活用例

今回はSalesforce Helpに掲載されている承認プロセスの例より、従業員の有給休暇の申請から上司の承認までの業務フローを自動化する方法をご紹介します。
最もシンプルな承認プロセスの活用例の1つとなります。まずはここから承認プロセスの設定方法を知っていきましょう。

1. 設定の準備

承認プロセスの設定を行う前にまずは事前準備として有給休暇申請を追跡するためのカスタムオブジェクトを作成します。

今回は[有給休暇申請]という名前で作成しました。
作成したオブジェクトに、申請・承認に必要な情報となる[開始日]、[終了日]、[従業員名] などの項目を追加します。

2. 設定

準備ができたら、早速承認プロセスの設定を行なっていきましょう。

① 承認プロセスの新規作成

まず、[設定]から[承認プロセス]を選択し、[承認プロセスを管理するオブジェクト]から[有給休暇申請]オブジェクトを選択します。

次に、画像①のように[承認プロセスの新規作成]から[ジャンプスタートウィザードを使用]を選択します。
複雑な承認プロセスを作成する場合は[標準ウィザードを使用]を選択します。

② 承認プロセス情報で名前を入力

次の画面で承認プロセスの[名前]と[一意の名前]を入力します。

今回は画像②のように以下の名前としました。
名前：　　　　有給休暇申請プロセス
一意の名前：　ApplicationPaidHoliday_ApprovalProcess

また、ここでメールテンプレートを用意しておくことで承認者に申請が行われたことをメールで通知することも可能です。

③ 入力条件の指定

②の画面の下部には画像③の[入力条件の指定]セクションがあり、ここでは承認プロセスが起動する条件を指定することができます。今回は条件の指定は行いません。

④ 承認者の選択

次に承認申請の承認者の設定を行います。
関連記事：承認プロセスに複数の承認者を設定する方法

画像④のように[標準またはカスタムの階層関係項目を使用して自動的に承認者を割り当てる。] オプションを選択して、そこで[マネージャー] を選択します。[マネージャー]とすることで、申請者のマネージャーが承認者に割り当てられます。

選択肢にある通り、申請者が承認者を手動で選択したり、キューに割り当てるなど様々な設定が可能です。

最後に[保存]を押すと、画像⑤のように[無効承認プロセス]に作成した承認プロセスが表示されていますので、[有効化]を選択することで承認プロセスの作成は完了です。

3. 実際の運用

以上の設定を行い、有給休暇申請の承認プロセスが設定できました。
では、実際に申請から承認までの操作を見ていきましょう。

① 申請者：有給休暇を申請する

申請者となるユーザーで[有給休暇申請]オブジェクトの申請を行いたいレコードに移動します。
画像①のようにレコード画面から[承認申請]を押すと、コメントを入力する画面が表示されますので入力を行い、[送信]を押せば申請は完了です。

② 承認者：申請された有給休暇を承認する

承認者となるユーザーで[承認申請]オブジェクトへ移動し、①で行った有給休暇申請についてのレコードを開きます。

画像②のようにレコード画面が表示されるので、右上の[承認]を押すことで承認申請手続きは完了となります。
また、申請内容に問題があった場合は[却下]や[再割り当て]で再申請を求めるなどということも可能です。

まとめ

本記事では承認プロセスの概要とメリット、シンプルな承認プロセスの設定方法についてお伝えしてきました。

承認プロセスの設定は設定箇所が多く、ユーザ階層やメールテンプレートなど組み合わせる要素も多い複雑な機能ではありますが、企業の申請業務を自動化できる非常に便利な機能です。活用を検討してみてはいかがでしょうか。

関連記事：承認プロセスで特定の項目を入力必須とするには？

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