ダッシュボードの基本と作成方法

はじめに

こんにちは。
今回は、Salesforceのダッシュボード機能についてご紹介します。
ダッシュボードを使用することで、複数のレポートからのデータを1つの画面で視覚的に確認でき、データをまとめて取得することが可能になります。

では、ダッシュボードの基本とその設定方法について詳しく解説します。

ダッシュボードの基礎知識

ダッシュボードとは？

ダッシュボードとは、レポートのデータをウィジェットとして表示し、リアルタイムでデータをモニタリングできる機能です。

ウィジェット：ダッシュボード上に配置できる1つ1つの構成要素のことです。例えば、棒グラフ、円グラフ、数値表示など、データを視覚的に表現する要素の一つ一つをウィジェットと呼びます。

例えば、営業チームが「今月の商談の進捗状況」や「チーム全体の目標達成率」を確認する場合、ダッシュボードを使用することで簡単に状況を把握できます。複数のレポートを一つの画面にまとめることで、複雑なデータも簡単に比較・分析できます。また、テキストや画像を追加して、より視覚的にわかりやすいダッシュボードを作成することも可能です。

ダッシュボードとレポートの関係性

ダッシュボードは、レポートで抽出・分析したデータを視覚化するためのツールで、レポートの情報を基に作成します。例えば、レポートで商談の進捗状況を集計し、それを基にゲージやグラフとして表示するのがダッシュボードの役割です。

レポートの役割：データから詳細な情報を抽出・分析
ダッシュボードの役割：複数のレポートを統合し、視覚的に一括表示

ダッシュボードの設定方法

ダッシュボードの基本的な設定方法をご紹介いたします。

まず、ホームから[ダッシュボード]タブに移動して、画像①の赤枠の[新規ダッシュボード]をクリックします。画像②のように、ダッシュボードのタイトルや保存先のフォルダーを選択して、[作成]をクリックします。

次に、画像③の赤枠のように[+ウィジェット]をクリックします。すると、画像④のように、データ表示の種別が表示されますので、用途に合わせて、選択します。ちなみに、[グラフまたはテーブル]を選択すると、作成済みのレポートを基にデータ表示ができますが、その他にも[テキスト]や[画像]をダッシュボードに追加することも可能です。

今回は例として、[グラフまたはテーブル]を選択します。すると、作成済みのレポート一覧が表示されますので、画像⑤のように、表示させたいレポートを適宜選択します。レポートを選択すると、グラフやテーブルの選択画面が表示されますので、画像⑥のように、使用したいタイプを選択します。

設定が完了したら、[追加]をクリックし、ダッシュボード編集画面で画像⑦の赤枠の[保存]または[完了]をクリックします。追加でウィジェットを追加する場合は[保存]、このまま編集を終了する場合は[完了]をクリックします。すると、画像⑧のように、ダッシュボード画面に選択したレポートが視覚化され表示されるようになりました。

ダッシュボードの基本的な設定は以上です。

使用例

ダッシュボードの使用例として、営業チーム用ダッシュボードの作成方法をご紹介いたします。今回は、今月の営業チームAの商談状況ダッシュボードを作成していきます。

今月の営業チームAの商談状況ダッシュボードの作成

①レポートの作成

前提として、今月を12月として想定しています。

まず、ダッシュボード上に表示させたいレポートを作成しておきます。今回は、「12月の商談金額・担当者毎の商談状況・商談毎の進行状況・商談の獲得率」の各レポートを作成したとします。作成したレポート一覧は画像①の赤枠の通りです。

②ダッシュボードの作成

[ダッシュボード]タブに移動し、[新規ダッシュボード]をクリックします。画像②のように「12月のチームA商談状況」とダッシュボード名を入力し、作成します。そして、[+ウィジェット]をクリックしましたら、種別一覧が出てきますので、画像③のように、[グラフまたはテーブル]をクリックします。

次に、先ほど作成したレポートを選択します。まずは、画像④「12月の商談金額レポート」から選択します。そして、表示させたいタイプを選択します。今回は、画像⑤のように、テーブルを選択します。他の設定等がなければ、[追加]をクリックします。なお、操作を中断する場合はダッシュボード画面から[保存]をクリックします。

続けて、すべてのレポートを[+ウィジェット]からダッシュボードに追加していきます。そうすると、画像⑥のように、12月の商談状況を分析したレポートがダッシュボードにすべて表示されるようになっています。ウィジェットの配置等を変えたい場合は、画像⑦のように、ウィジェットをドラッグ＆ドロップして移動させることも可能です。

すべての編集が完了しましたら、[完了]をクリックします。すると、画像⑧のように、ダッシュボード上に12月の商談状況のレポートデータが視覚化され、ひとつにまとまって表示されるようになりました。

主な注意点

「ダッシュボード」の使用には制限事項や考慮事項が存在します。ここでは主な事項をご紹介します。
詳細は、以下のリンクをご確認ください。

• ダッシュボードを更新する場合、すべてのデータ提供元レポートを実行する必要があります。レポートの実行に時間がかかる場合、ダッシュボードでも時間がかかります。
• ダッシュボードはフォルダーで共有されます。ダッシュボードの保存先フォルダーへの権限があれば、誰でもダッシュボードにアクセスできます。
• 参照元：
  ダッシュボード
  （Salesforce Help）

まとめ

今回は、Salesforceでのダッシュボード機能の設定方法を紹介し、具体的な活用方法の1つとして今月の営業チームAの商談状況をモニタリングする方法を紹介しました。
ダッシュボードはその情報を視覚化し、全体の進捗や状況を効率的にモニタリングできるツールとして機能しますので、ぜひご活用ください。

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