レポートの共有対象やアクセス権限をカスタマイズする方法

はじめに

こんにちは。
今回は、Salesforceの「フォルダー共有」機能について解説します。この機能を活用することで、チームメンバーや組織全体とレポートやダッシュボードを効率的に共有し、データの可視性とコラボレーションを向上させることが可能です。

では、機能の概要と設定方法について詳しくご紹介します。

「フォルダー共有」機能の基本知識

「フォルダー共有」機能とは？

Salesforceでは、レポートやダッシュボードを保存する「フォルダー」を、ユーザーやグループ単位で共有することができます。共有範囲や権限を細かく設定することで、適切なデータの可視性を管理しながらチームで効率よく作業を進めることが可能です。

「フォルダー共有」機能の設定方法

「フォルダー共有」機能の基本的な設定方法についてご紹介いたします。

まず、レポートタブを開き、画像①の赤枠にある、[新規フォルダー]をクリックします。そして、画像②のようにフォルダー名等、任意の値を入力し、[保存]をクリックします。また、共有したい既存のフォルダーがある場合は、最初から該当のフォルダページに移動します。

以降は、新規作成した場合の説明をいたします。

次に、作成したフォルダーに共有するレポートを振り分けます。画像③のようにレポートの▼から[移動]をクリックし、画像④のように作成したフォルダに移動させます。

では、フォルダーの共有設定をしていきます。[フォルダー]ページから画像⑤のように、対象フォルダーの▼から[共有]をクリックします。

すると、共有の設定ページが表示されるので、画像⑥のように[共有先]の種類を選択します。次に、[共有先]の種類を選択すると、共有対象を指定する項目（ユーザーであれば名前）が表示されるので、画像⑦のように、任意の対象を選択します。以降はユーザーを共有先に選択した場合について説明します。

次に、共有するユーザーのアクセス権限を選択します。画像⑧のように、アクセス権限の種類として[表示]・[編集]・[管理]がありますので、用途に合わせてユーザー毎に設定してください。なお、以下は各アクセス権限の相違点となります。

表示

• フォルダーに保存されたレポートやダッシュボードを「参照」する権限を持ちます。
• レポートやダッシュボードの内容を変更したり、新規作成したりすることはできません。

編集

• 表示権限に加え、フォルダー内のレポートやダッシュボードを「編集」することができます。
• ただし、フォルダー自体の共有設定を変更する権限はありません。

管理

• 編集権限に加え、フォルダーの「共有設定」を変更することができます。
• 他のユーザーに対する権限の追加や削除も可能です。

そして、[共有]をクリックして、画像⑨のように、[アクセス権限のあるユーザー]に設定したユーザーが表示されているか確認してください。なお、アクセス権限のあるユーザーを削除するには[×]をクリックします。

最後に[完了]をクリックして設定は以上です。

使用例

では、具体的な使用例として、営業部門のマネージャーが、各営業担当者の売上進捗をチーム全体に共有したい場合の共有方法をご紹介いたします。

各営業担当者の売上進捗をチーム全体に共有する方法

まず、レポートタブから、画像①の[新規フォルダー]をクリックし、共有するフォルダーを作成します。今回は、商談の売上進捗を共有するため、画像②のようにフォルダー名は「商談進捗レポート」とします。

次に、共有したいレポートを先ほど作成した[商談進捗レポート]フォルダーに移動します。レポート一覧画面から、画像③のように、該当のレポートの右端にある▼をクリックし、[移動]をクリックします。すると、移動先のフォルダー選択画面が表示されますので、画面④のように、[商談進捗レポート]フォルダーを選択します。

次に、共有設定作業をしていきます。フォルダー一覧画面に移動し、画像⑤のように、[商談進捗レポート]フォルダーの▼から[共有]をクリックします。すると、共有設定画面が表示されるので、画像⑥の赤枠のように、共有したいグループ（今回は、「営業チームA」とします）を検索し、選択します。また、今回はチーム全体にデータを共有することのみを目的としているため、アクセス権限は緑枠のように、[表示]を選択します。選択が完了したら、青枠の[共有]をクリックします。

最後に、画像⑦のように、[アクセス権限のあるユーザー]に選択した共有チームが追加されていること、アクセス権限が[表示]になっていることを確認し、[完了]をクリックします。

これで、共有設定は完了です。この設定により、各営業担当者は自分の商談状況と他の担当者の商談状況をレポートで確認することができます。

主な注意点

「フォルダー共有」機能の使用には制限事項や考慮事項が存在します。ここでは主な事項をご紹介します。
詳細は、以下のリンクをご確認ください。

• レポートフォルダーまたはダッシュボードフォルダーは、UI から最大 25 のユーザー、グループ、ロール、テリトリーと共有できます。
• 各アクセスレベルは、ユーザー権限の組み合わせで構成されます。システム管理者は、1 つ以上の権限を割り当てるか削除することによって、ダッシュボードおよびレポートへのユーザーアクセスをさらに調整できます。
• 参照元：
  レポートおよびダッシュボードの共有に関するユーザー権限
  （Salesforce Help）
  Lightning のレポートフォルダーまたはダッシュボードフォルダーの共有
  （Salesforce Help）
  

まとめ

今回はレポートでの「フォルダー共有」機能の設定方法を紹介し、具体的な活用方法の1つとして各営業担当者の売上進捗をチーム全体に共有する方法を紹介しました。
この「フォルダー共有」という機能を活用することで、組織内でのデータ共有が効率化し、チームのコラボレーションが向上します。 

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