レポート上から項目値を直接更新する方法

はじめに

こんにちは。

今回は、Salesforceの「インライン編集」機能について解説します。
この機能を活用することで、データをレコード詳細画面から編集しなくても、レポート上で直接編集でき、Salesforceの操作効率が向上します。データ管理の簡略化と業務の効率化に最適な機能です。

では、機能の詳細と活用方法についてご紹介していきます。

「インライン編集」機能の基礎知識

「インライン編集」機能とは？

インライン編集とは、Salesforceのレポート上で直接、項目値を編集できる機能です。レポートを開いたままデータを更新できるため、従来のように個々のレコードを開いて編集する手間が省けます。

「インライン編集」の設定方法

「インライン編集」機能の基本的な設定方法をご紹介いたします。

まず、レポートタブから目的のレポートを開きます。レポートを開いたら、画像①の赤枠の「項目編集を有効化」をクリックします。クリックすると、画像②のように、色が変わり、「項目編集有効」と表示されます。

次に、項目に鉛筆マークが表示されますので、画像③のように編集したい項目の鉛筆マークをクリックして、データを編集します。なお、画像④の赤枠のような鍵マークはインライン編集に対応していない項目列を表すものです。

項目を編集すると、画像⑤のように編集した項目の色が変化しますので、編集内容に間違いがないか確認して保存をクリックします。編集内容を修正する場合は、キャンセルをクリックして項目値を元に戻すか、再度鉛筆マークから編集します。

「インライン編集」の基本的な設定方法は以上です。

使用例

では、具体的な使用例として、商談レポートで「進行中」の商談を「成約済み」に変更する方法をご紹介いたします。インライン編集機能を使用することにより、商談のフェーズ（が変更した）を変更したい際に、レポート上から一度で編集することができます。

商談レポートで「進行中」の商談を「成約済み」に変更する方法

まず、商談フェーズのデータが記載されている商談レポートを開きます。そして、画像①のように[項目編集を有効化]をクリックし[項目編集有効]にします。
なお、「進行中」の商談は以降の画像で[フェーズ]値が[Prospecting]である商談レコードを指し、「成約済み」の商談は[フェーズ]値が[Closed Won]である商談レコードを指します。

次に、画像②のように[フェーズ]列の[Prospecting]の鉛筆マークをクリックし、画像③のようにフェーズを[Closed Won]に変更します。

画像④のように該当の商談を[Prospecting]から[Closed Won]に変更したら、[保存]をクリックします。

これで、フェーズが進んだ商談のデータをレポート上で変更できました。

主な注意点

「インライン編集」機能の使用には制限事項や考慮事項が存在します。ここでは主な事項をご紹介します。
詳細は、以下のリンクをご確認ください。

• 複数の行および列に渡って一度に最大 100 個の値を編集できます。
• 各行では、一度に最大 12 個のレポート列を編集できます。
• インライン編集は表形式レポート、サマリーレポート、およびマトリックスレポートで対応しています。
• 以下の列ではインライン編集ができません。
  ・商談金額
  ・[所有者] 項目などの多態的な項目、個人取引先レコードの項目、または活動の [関連先] 項目
  ・ユーザーなど、レコードタイプが使用できないオブジェクトに関連付けられた列
  ・レポート結果で完全に null である (値がない) 参照項目
  ・連結オブジェクトに直接関連付けられている列
• 参照元：
  複数のレポート項目のインライン更新
  （Salesforce Help）

まとめ

今回はレポートでの「インライン編集」機能の設定方法を紹介し、具体的な活用方法の1つとして商談レポートで「進行中」の商談を「成約済み」に変更する方法を紹介しました。
この「インライン編集」という機能を活用することで、効率的なデータ更新が可能になります。業務の生産性を向上させるために、有用な機能です。

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