レポートのデータを任意の形式でダウンロードする方法

はじめに

こんにちは。
今回は、レポートのデータを任意の形式でダウンロードする方法についてご紹介します。
Salesforceではエクスポート機能によって、レポートのデータを出力することが可能となります。

では機能について詳しくご紹介していきます。

エクスポート機能の基本知識

エクスポート機能とは？

Salesforceのレポートのエクスポート機能とは、Salesforce内で作成したレポートを外部で利用できる形式(CSV出力やExcelファイル形式等)でダウンロードする機能のことです。これにより、Salesforce外での共有や外部ツールとの連携が可能になります。例えば、四半期ごとの商談状況の分析やマーケティングキャンペーン結果の分析等に役立たせることができ、非常に便利です。

エクスポート機能の設定方法

エクスポート機能の一般的な設定方法を説明します。

まず、レポートタブから目的のレポートを開きます。レポートを開いたら、画像①の赤枠にある▼から、黒枠の[エクスポート]を選択します。

そうすると、画像②のように、エクスポート内容の編集画面に移動しますので、出力したい形式を設定します。

[フォーマット済みレポート]はレポートの見た目（グループ化や集計、カスタムフォーマット）がそのまま保持され、出力形式はExcel（XLSX形式）のみです。それに対して[詳細のみ]では、レポートの元データが全て含まれますが、グループ化や集計は含まれません。また、出力形式を選択することができます。

最後に[エクスポート]をクリックしたらダウンロードが開始されます。基本的な設定方法は以上です。

使用例

具体的な使用例として、毎週金曜の17時にその週の売上データをCSVで受信する方法をご紹介いたします。

毎週金曜17時にその週の売上データをCSVで受信する方法

今回のようなエクスポートの自動受信を設定するためには、「スケジュール通知機能」という機能も併せて設定する必要があります。スケジュール通知機能の詳細については、こちらの記事をご参照ください。

まず、今回は毎週の売上データを受信したいので、レポート上で「週の売上レポート」を作成しておきます。ちなみに、レポートの設定方法は上記リンクの「スケジュール通知機能」の記事でご紹介しております。

次に、「週の売上レポート」を開いたら、画像①のように赤枠の▼から黒枠の[登録]をクリックします。

すると、画像②のように、登録内容の編集画面に移動しますので、自動受信したい頻度の日時を設定します。今回は、毎週金曜日の17時に受信するように設定したいので、画像③のように、詳細を設定していきます。

次に、[ファイル添付]をクリックし、画像④のように、出力したい形式を設定します。今回は、「CSV形式」で「日本語(Windows)」を選択し、[保存]をクリックします。

そして、該当データの受信者を[メール受信者を編集]から設定します。最後に[保存]をクリックして自動受信の設定は完了です。

そうすると、画像⑤の赤枠のように「週の売上レポート」にスケジュール通知が登録されました。

主な注意点

エクスポート機能の使用には制限事項や考慮事項が存在します。ここでは主な事項をご紹介します。
詳細は、こちらのSalesforce Helpをご確認ください。

• レポートでエクスポート可能な行数は最大50,000行です。これを超える場合、データを分割してエクスポートする必要があります。
• 標準版（Professional/Enterprise Edition）では、データエクスポートのスケジュールは週1回または月1回が上限です。
• Salesforceには1日のAPIコール数の上限があります（例: 50,000～100,000コール）。これを超えるとエクスポートが失敗します。

まとめ

今回はレポートのデータを任意の形式でダウンロードする方法を紹介し、具体的な活用方法の1つとしてエクスポート機能とスケジュール通知機能を併せて使用することによってレポートで毎週金曜にその週の売上データをCSVで受信する方法を紹介しました。
これらの機能を利用することで、指定した頻度で自動的に欲しい情報を把握できるようになり、現状把握や経営戦略の構築にとても有用です。

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