レポートのデータを定期的にメール通知する方法

はじめに

こんにちは。
今回は、レポートのデータを定期的にメール通知する方法についてご紹介します。
Salesforceではスケジュール通知という機能によって、例えば未更新案件の通知や週ごとの営業目標達成通知のような、レポートのデータを自動的にメールで通知することが可能となります。

では機能について詳しくご紹介していきます。

スケジュール通知機能の基本知識

スケジュール通知機能とは？

Salesforceのレポートのスケジュール通知機能とは、指定した頻度とタイミングでレポートを自動的にメールで送信する機能です。この機能を活用することで、最新のデータを関係者に効率よく共有でき、手作業を省略して業務を自動化できます。また、受信者やメール内容のカスタマイズも可能です。

基本的な設定方法

スケジュール通知機能の一般的な作成方法を説明します。

まず、レポートタブから、目的のレポートを開きます。レポートを開いたら、画像①の赤枠にある▼から、黒枠の[登録]を選択します。

そうすると、画像②のように、登録内容の編集画面に移動しますので、指定したい頻度の日時を設定します。また、レポートの結果を添付ファイルで配信したい場合は、[ファイル添付]をクリックします。画像③のように、フォーマット済みレポートと詳細のみのどちらかを選択することで、選択したファイル形式でレポートが添付されます。

編集画面を下にスクロールして、画像④の赤枠の[メール受信者の設定]をクリックすると、画像⑤のページが開くので、ここから受信者の設定を行います。

[レポートの実行者]は、場合によって[自分]か[別のユーザー]か選択します。

また、例えば、「売上金額が100万円に達した場合のみ通知する」というような条件を加えて登録する場合は、画像⑥の[条件をこのレポートに追加]にチェックをいれて、必要に応じて条件を設定します。なお、条件は最大5つまで設定できます。

最後に保存クリックして、スケジュール登録の設定は以上です。登録されているか確認したい場合は、レポートタブの画面に移動して、画像⑦の赤枠のように、レポート名の右横の登録欄に✓マークが記載されているか確認してください。

使用例

具体的な使用例として、毎月の売上データを毎月1日10時に通知する方法をご紹介いたします。

毎月の売上データを毎月1日午前10時に通知する方法

①レポートを作成する

事前準備として、今回は「毎月の売上データ」を通知登録したいので、毎月の売上が表示されているレポートを作成します。

まず、レポートタブから、[新規レポート]をクリックし、画像①のように、[商談]レポートを開始します。

編集画面に移動したら、[検索条件]タブから「毎月の成約済みの商談」を表示させる設定をしていきます。なお、今回は、[完了予定日]を[成約日]として取り扱っている前提として設定しています。

画像②のように、表示：[すべての商談]、日付：[完了予定日]、範囲：[今月]とします。そして、画像③のように、商談状況：商談成立と設定します。

すべて[適用]とし、[保存＆実行]をクリックします。これで、「毎月の売上レポート」が作成されました。

②スケジュールを登録する

まず、レポートタブから、先ほど作成した「毎月の売上レポート」を開きます。そして、画像④のように▼から[登録]をクリックします。

次に、通知頻度を設定します。今回は、「毎月1日の午前10時」に通知をさせたいので、画像⑤のように、頻度：毎月、日付：1日、時間：10:00に設定します。

そのあとは、設定方法で説明した通り、任意の受信者を設定していきます。また、今回は、すべての商談を対象としているため[実行者]は[自分]のままにておきます。追加条件もないので、条件のチェックはオフのままにしておきます。

忘れずに保存し、スケジュール通知設定は完了です。これで、画像⑥のように毎月の売上レポートを毎月1日午前10時に通知するスケジュール設定ができました。

主な注意点

スケジュール通知機能の使用には制限事項や考慮事項が存在します。ここでは主な事項をご紹介します。
詳細は、こちらのSalesforce Helpをご確認ください。

• メール受信者はSalesforceのライセンスをもつユーザーに限られます。
• スケジュール通知は設定時のレポート条件を使用するため、フィルターや集計が適切に設定されていないと期待したデータが得られません。
• スケジュールされたレポートの送信時間は、Salesforceのデフォルトのタイムゾーンに基づいて実行されます。

まとめ

今回はスケジュール通知という機能によってレポートで毎月の売上データを毎月1日10時に通知する方法を紹介しました。
この機能を利用することで、指定した頻度で自動的に欲しい情報を把握できるようになり、現状把握や経営戦略の構築にとても有用な機能です。

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