Salesforce: ユーザー毎に商談のフェーズやリード・ケース等の状況項目の値を出し分ける機能

はじめに

こんにちは。
今回は、ユーザー毎に商談のフェーズやリード・ケース等の状況項目の値を出し分ける機能についてご紹介します。
Salesforceではビジネスプロセスとレコードタイプという機能を設定することで上記の出し分けが可能です。

では機能について詳しくご紹介していきます。

ユーザー毎に商談のフェーズやリード・ケース等の状況項目の値を出し分ける機能

1. ビジネスプロセスとは？

ビジネスプロセスとは、商談の [フェーズ] 項目、リードの [リード状況] 項目、ケースの [状況] 項目といった進捗状況を管理する項目について、ユーザー毎に異なる値を表示する必要がある場合にその管理を行う機能の総称です。例えば、商談の [フェーズ] 項目の場合、既存顧客と新規顧客で進捗状況の管理方法を分けたいという際に有用です。

作成方法

設定箇所はそれぞれ分かれており、画像①のように商談の [フェーズ] 項目は [セールスプロセス] 、リードの [リード状況] 項目は [リードプロセス] 、ケースの [状況] 項目は [サポートプロセス] で作成・管理を行うことが可能です。

例えば、 [セールスプロセス] を作成する場合、画像①の [セールスプロセス] をクリックし表示された画面上部の[新規]より作成します。
作成画面にて、画像②のようにその [セールスプロセス] で使用したい [フェーズ] 項目の値を選択することが可能です。

2. レコードタイプとは？

レコードタイプとは、ユーザー毎に同じオブジェクト内で異なるビジネスプロセス、選択リストの値、およびページレイアウトを利用する必要がある場合に、その管理をするための機能です。1. で作成したビジネスプロセスは、このレコードタイプに関連付けることで使用することが可能となります。

なお、ユーザー毎に同じオブジェクトで選択リストの値、およびページレイアウトを出し分ける設定についてはこちらの記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

作成方法

レコードタイプは、[設定] > [オブジェクトマネージャー] > [設定したいオブジェクト]を選択、[レコードタイプ]をクリックし画像①の画面にて右上にある[新規]より作成します。

3. ユーザー毎に商談のフェーズやリード・ケース等の状況項目の値を出し分ける設定

① 設定方法

商談のフェーズやリード・ケース等の状況項目の値を出し分ける設定はレコードタイプの作成画面で行います。
はじめに画像①の①の箇所で作成したセールスプロセスを関連付けます。そして、画像①の②の箇所で当レコードタイプを使用するプロファイルを設定することで、ユーザー毎に商談のフェーズやリード・ケース等の状況項目の値を出し分けることが可能となります。

レコードタイプの作成完了後、該当するプロファイルのユーザーがこのレコードタイプを持つレコードを表示した場合、画像③のように関連づけたセールスプロセスの値のみが表示されるようになります。

② 主な注意点

レコードタイプの使用には制限や考慮事項が存在します。ここでは主な制限や考慮事項をご紹介します。
詳細は、制限事項に関してはこちらのSalesforce Help、考慮事項に関してはこちらのSalesforce Helpをご確認ください。

• レコードタイプの作成件数は管理が困難であるという理由から200件以下が推奨されています。
• 1 人のユーザーを複数のレコードタイプに関連付けることができます。この場合、レコードの作成時にユーザーにレコードタイプの選択画面が表示されます。
  各プロファイルが 1 つのレコードタイプに関連付けられている場合は選択画面は表示されません。

まとめ

今回はSalesforceでユーザー毎に商談のフェーズやリード・ケース等の状況項目の値を出し分ける機能について紹介しました。
ビジネスプロセス・レコードタイプを使用することで、組織のニーズに合わせてSalesforceをカスタマイズでき、効果的・効率的なSalesforceの利用が期待できます。

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