Salesforce: ユーザー毎に同じオブジェクトで選択リストの値、およびページレイアウトを出し分ける機能

はじめに

こんにちは。
今回は、ユーザー毎に同じオブジェクトで選択リストの値、およびページレイアウトを出し分ける機能についてご紹介します。
Salesforceではレコードタイプという機能で上記の出し分けが可能です。

では機能について詳しくご紹介していきます。

ユーザー毎に同じオブジェクトで選択リストの値、およびページレイアウトを出し分ける機能

1. レコードタイプとは？

レコードタイプとは、ユーザー毎に同じオブジェクト内で異なる選択リストの値、およびページレイアウトを利用する必要がある場合に、その管理をするための機能です。
例えば、営業プロセスが異なる複数の部門がある場合、「取引先」オブジェクトで顧客データを登録する際に「項目Aは部門①で必須だが、部門②には必要ない」、「同じ選択リスト項目を使いたいが、部門①と部門②で選べる値を変えたい」というように、各部門で異なる情報が必要になります。こういったケースでレコードタイプを使用することで、各部門のニーズに合わせたSalesforceの運用が可能になります。

2. レコードタイプの設定方法

① 作成方法

レコードタイプは、[設定] > [オブジェクトマネージャー] > [設定したいオブジェクト]を選択、[レコードタイプ]をクリックし画像①の画面にて右上にある[新規]より作成します。

作成画面では、作成するレコードタイプを使用するプロファイルの設定やレコードタイプで使用するページレイアウトの設定を行います。また、レコードタイプの作成後、レコードタイプで使用する選択リストの値を設定します。

② ページレイアウトの設定

ページレイアウトを出し分ける設定はレコードタイプの作成画面で行います。画像②の画面でプロファイル毎に異なるページレイアウトを割り当てることで、ユーザーに合わせてページレイアウトを出し分けることが可能となります。

設定画面にて画像②の赤枠内のように異なるページレイアウトを表示したいプロファイルにページレイアウトを割り当てて設定を完了すると、画像③・④のように該当するプロファイルのユーザーがこのレコードタイプを持つレコードを表示した際に他のプロファイルのユーザーと異なるページレイアウトで表示されることとなります。

③ 選択リスト値の設定

選択リスト値を出し分ける設定はレコードタイプ作成後、画像⑤の画面の赤枠内で出し分けを行いたい項目毎に行います。

例えば、「テスト」項目の選択リスト値が "①"、"②"、 "③" 、"④＂まである場合に、画像⑥、⑦のようにあるレコードタイプでは"①"、"②"のみ、他のレコードタイプでは "③" 、"④＂のみを表示するよう設定できます。

③ 主な注意点

レコードタイプの使用には制限や考慮事項が存在します。ここでは主な制限や考慮事項をご紹介します。
詳細は、制限事項に関してはこちらのSalesforce Help、考慮事項に関してはこちらのSalesforce Helpをご確認ください。

• レコードタイプの作成件数は管理が困難であるという理由から200件以下が推奨されています。
• 1 人のユーザーを複数のレコードタイプに関連付けることができます。この場合、レコードの作成時にユーザーにレコードタイプの選択画面が表示されます。
  各プロファイルが 1 つのレコードタイプに関連付けられている場合は選択画面は表示されません。

まとめ

今回はSalesforceでユーザー毎に同じオブジェクトで選択リストの値、およびページレイアウトを出し分ける機能について紹介しました。
レコードタイプを使用することで、組織のニーズに合わせてSalesforceをカスタマイズでき、効果的・効率的なSalesforceの利用が期待できます。

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