レポートのデータ変動を定期的に保存・参照する方法

はじめに

こんにちは。 
今回は、Salesforceの「レポート作成スナップショット」機能について解説します。この機能を活用することで、過去のデータ履歴を保存し、長期間にわたるデータの変化を追跡することが可能になります。

「レポート作成スナップショット」機能の基本知識

「レポート作成スナップショット」機能とは？

レポート作成スナップショットとは、Salesforceで特定のレポートのデータを定期的に保存し、そのデータを履歴として蓄積できる機能です。履歴データはカスタムオブジェクトに保存され、保存されたデータを基にレポートやダッシュボードを作成して分析を行うことができます。 

「レポート作成スナップショット」機能の設定方法

「レポート作成スナップショット」機能の基本的な設定方法をご紹介いたします。

まず、[設定]から[ホーム]で[レポート作成スナップショット]を検索し、開きます。そして、[新規レポート作成スナップショット]をクリックします。すると、レポート作成スナップショットの編集画面が表示されるので、画像①のように赤枠の必須事項の任意の値を入力します。[実行ユーザー]はデータにアクセスできるユーザーを指定します。

そのまま下にスクロールすると、[ソースレポート]と[対象オブジェクト]の選択画面になりますので、画像②のように、それぞれ指定のものを選択します。[ソースレポート]はスナップショットを作成する際の「データ元」となるレポートを指し、[対象オブジェクト]は、スナップショットで「データが保存される場所」となるカスタムオブジェクトのことを指します。なお、双方共に、事前に作成したものでないと表示されませんのでご注意ください。

次に、[保存＆項目の対応付けの編集]をクリックすると、[スナップショット項目の対応付け]の編集画面に移動します。

まず、画像③のように、集計する値をソースレポートのグルーピング単位で選択することができます。次に、画像④のように、対象オブジェクトをソースレポート間の項目の対応付けをします。「項目の対応付け」とは、ソースレポートのデータを保存する対象オブジェクトの項目と紐付ける設定のことです。

例: 「金額」列 → 「金額」項目、「ステータス」列 → 「ステータス」項目

次に、画像⑤のように、スナップショットを実行するスケジュールを設定します。設定したスケジュールに基づき、レポートデータが自動的に保存されます。 

[保存]をクリックして、レポート作成スナップショットの設定作業は完了です。

使用例

では、具体的な使用例として、過去60日間の商談金額の変化や商談フェーズの進行状況を追跡する方法をご紹介いたします。

過去60日間の商談金額の変化や商談フェーズの進行状況を追跡する方法

①事前準備

今回は、過去6か月の商談状況が表示されたレポートをソースレポートとするので、事前に該当のレポートを作成しておきます。商談レポートを新規作成し、画像①のように、[検索条件]を設定します。また、今回のレポート名は[商談履歴レポート]とします。

次に、商談データを保存する、カスタムオブジェクトを作成します。[設定]から[オブジェクトマネージャー]、画像②のように、[作成]をクリックし、[カスタムオブジェクト]を選択します。そして、画像③のように、赤印の必須項目に任意の値を入力します。今回は、オブジェクト名を[商談履歴]とします。入力が完了したら、[保存]をクリックします。

次に、[商談履歴]の[項目とリレーション]に移動し、[新規]からスナップショットで保存したいデータの項目を作成します。今回は、過去60日間の商談状況を知りたいので、画像④のような項目を作成しました。

②スナップショットを作成する

「レポート作成スナップショット」を設定していきます。まず、[設定]⇒[ホーム]から[レポート作成スナップショット]を検索し、選択します。そして。[新規レポート作成スナップショット]をクリックします。

次に、レポート作成スナップショットの編集をしていきます。[レポート作成スナップショットを編集]画面では、画像⑤のように、スナップショット名を「商談履歴スナップショット」、画像⑥のように、ソースレポートを事前準備で作成した「商談履歴レポート」、対象オブジェクトをこちらも事前準備で作成した「商談履歴」とします。

[項目の対応付け]の編集画面では、画像⑦のように、ソースレポートの列とカスタムオブジェクトの項目を対応付けて設定します。

[保存]をクリックしたら、次はスケジュール設定です。今回は、画像⑧のように、毎週月と金曜日の16時に設定しました。

すべてを設定し、[保存]をクリックしたら、スナップショットの設定は完了です。

すると、実際に月曜の16時に実行され、画像⑨のように、スナップショット設定画面内に、[実行履歴]が表示されています。

また、対象オブジェクトのタブ（今回でいうと「商談履歴」）をクリックすると、画像⑩のように、レコードが作成されていました。

主な注意点

「レポート作成スナップショット」機能の使用には制限事項や考慮事項が存在します。ここでは主な事項をご紹介します。
詳細は、以下のリンクをご確認ください。

• レポート作成スナップショットでは、行レベルの数式項目はサポートされていません。
• 実行ユーザーには、ソースレポートと保存先オブジェクトの適切な権限が必要です。
• ソースレポートには、100 項目まで含めることができます。
• 参照元：
  レポート作成スナップショットの定義
  （Salesforce Help）
  レポート作成スナップショットの準備
  （Salesforce Help）
  レポート作成スナップショットを使用した履歴データのレポート
  （Salesforce Help）

まとめ

今回はレポートでの「レポート作成スナップショット」機能の設定方法を紹介し、具体的な活用方法の1つとして過去60日間の商談金額の変化や商談フェーズの進行状況を追跡する方法を紹介しました。
この「レポート作成スナップショット」という機能を活用することで、履歴データの蓄積と分析が可能になり、業務改善のための具体的なアクションに繋げることができます。 

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