Salesforce: 活動を作成していないユーザーを把握する方法

はじめに

こんにちは。
今回は、活動を作成していないユーザーを把握する方法についてご紹介します。
具体的には標準レポートタイプ「ユーザー」でレポートを作成することで、活動を作成していないユーザーを把握することが可能となります。

では設定方法をご紹介していきます。

活動を作成していないユーザーを把握する

1. レポートを作成する

活動を作成していないユーザーを表示するレポートを作成します。
[レポート]で[新規レポート]をクリックし、レポートタイプ名[ユーザー]を選択、[レポートを開始]をクリックします。するとレポートが作成され画像①のようにレポートの編集画面が表示されます。なお、画像①のレポートで表示されているユーザーのうち１行目の「Air」のみが活動を作成したことがあるユーザーとなっていますので、最終的に「Air」が表示されないレポートを目指して設定を行なっていきます。

また、レポートに項目を追加・削除したい場合は画面左側の[アウトライン]タブの[列]から行うことができます。今回はシンプルな表示とするために画像②のように「姓」「名」列のみレポートに表示することとします。

2. レポートにクロス条件を設定する

次にレポートへ「クロス条件」を設定していきます。「クロス条件」とは特定の条件を満たす関連レコードを絞り込む、または除外する際に使用する検索機能です。
画面左側の[検索条件]タブをクリックし、[条件]の右側にある「▼」をクリックします。そして、画像①のようにリストが表示されたら[クロス条件を追加]を選択します。選択後、画像②のようにクロス条件の編集画面が表示されるので以下のように値をセットし[適用]をクリックします。

条件
[表示]：「ユーザー」「関連しない」
[セカンダリオブジェクト]：「活動 (作成者)」

条件の解説
上記のように設定を行うことで、活動 (作成者)項目に登録されていないユーザー、つまり活動を作成していないユーザーのみがレポート上に表示されることとなります。

クロス条件の適用後レポートの表示は画像③のようになり、活動を作成したことがある「Air」を除外することができました。設定は以上になるので、最後に画面右上の[保存]でレポートを保存して終了となります。

参考：特定の期間内に活動を作成していないユーザーを把握する方法

参考として、特定の期間内に活動を作成していないユーザーを把握する方法をこちらでご紹介します。前述したクロス条件に条件を追加することによって、例えば「今月活動を作成していないユーザー」など期間を指定してレポートに表示させることが可能となります。

ここでは先ほど設定したレポートを引き続き使用して、「今月活動を作成していないユーザー」を表示するレポートを作成していきます。なお、説明に使用しているユーザーには今月活動を作成しているユーザーはいないので、最終的なレポートには全てのユーザーが表示されることとなります。

はじめに設定したクロス条件の[活動 (作成者)の検索条件を追加]をクリックし、画像④のように選択できる項目が表示されたら「作成日」を選択します。すると、画像⑤のようにクロス条件の編集画面が表示されるので以下のように値をセットし[適用]をクリックします。

条件
[演算子]：「次の文字列と一致する」
[日付]：「今月」（相対日付を使用）

条件の解説
上記のように設定を行うことで、今月に作成された活動レコードにおいて活動 (作成者)項目に登録されていないユーザー、つまり今月活動を作成していないユーザーのみがレポート上に表示されることとなります。

クロス条件の適用後レポートの表示は画像⑥のようになり、先ほどのレポートとは異なって今月は活動を作成していない「Air」がレポートに表示されました。以上のように、期間を指定して絞り込むことでより細やかに管理することが可能です。

まとめ

今回は活動を作成していないユーザーをレポートによって把握する方法についてご紹介しました。
活動を作成していないユーザーを把握するレポートを作成し、ヒアリング等によって活動を作成していない原因を特定・改善することで業務の効率性の向上やSalesforce定着化の促進が期待できます。

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